学校档案是学校教育工作的重要信息资源，科研、基建、产品、设备等档案在其实际工作中具有重要的利用价值，是学校档案的组成部分。为加强学校档案的规范化管理，制定以下规定。

一、学校档案工作应纳入学校整体发展规划，档案事业发展所需经费纳入学校预算，档案文件收集、整理和归档等业务要求纳入高校管理工作流程、制度、部门工作计划和岗位职责，档案形成、管理、服务工作质量考核指标纳入高校绩效考核体系。

二、学校举办党政、教学、科研等重要会议，举行重大活动时，要有专职或兼职档案人员同时参加，以便收集整理会议、活动中形成的档案材料。

三、科研部门在下达科研课题过程中，要与要求收集、整理归档档案材料同步进行，要有专人收集、管理课题档案材料，鉴定、验收课题或推广成果时，要有专职或兼职档案人员同时参加验收其档案材料的齐全完整性，材料不齐全的，课题不予鉴定验收，成果不予推广。

四、学校基建项目开工时，要与要求收集、整理归档档案材料同步进行，要有专人收集、管理档案材料，验收工程时，要有专职或兼职档案人员同时参加验收其档案材料的齐全完整性，材料不齐全的，应延缓工程验收。

五、10万元以上的仪器设备(含10万元)开箱验收时，必须有专职或兼职档案人员参加，以监督、检查、验收随机文字材料和技术文件的完整性，并在验收记录上签字、盖章，对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务处暂缓结算，待补齐后，方可办理相应手续。

六、产品鉴定时，要有专职或兼职档案人员同时参加，对应归档的文件材料进行审查验收，档案材料不齐全的，该产品不能进行鉴定或投入生产。