一、对已归档的各类档案文字材料和图纸，凡与实际不相符并有必要进行修改补充的，均应进行修改补充。

二、档案需要修改补充时，必须写明修改补充内容和原因，经主管领导批准同意，方能进行修改补充。

三、档案修改补充内容涉及多个专业或部门时，应由修改补充内容较多的部门主持，与有关部门(人员)协商并会签。

四、档案修改补充内容少的可直接在原件上修改，修改处要加盖修改核定章。

五、档案经修改补充后，将修改内容填写在卷内备考表中，及时交回档案室，档案人员应进行严格审查，并做好记录。

六、要定期对库藏档案进行检查，发现脱色、退色、字迹模糊的现象应及时进行修复和复制，情况较严重或重要的档案应立即采取补救措施。