一、学校工作人员利用一般档案资料，需经所在部门负责人同意，并填写“档案查阅登记表”。

二、外单位或个人查阅档案，须持有单位介绍信或本人有效证件，经学校办公室主任同意后方可利用开放的档案。

三、查阅档案一般只限在档案阅档室内。查阅一般档案应经综合档案室或学校办公室分管负责人同意；查阅党委会、校长办公会、党政联席会会议记录者，须经学校办公室主任或学校党政主要领导批准，由记录人或档案工作人员代查；查阅利用的档案涉及到档案形成部门和个人规定限制的，如科研项目、基本建设、重要设施、产品、财务、有关协议合同等，还须经档案形成部门或个人同意；查阅财务档案，还须经财务处负责人同意并派人进行查阅。

四、档案资料一般不予外借。因特殊情况确需外借者，应填写“档案借阅登记表”，须经学校办公室主任批准；借阅重要的属专有技术、专利、引进技术、商业秘密、法人代表证原件等方面的档案，须经学校主要领导批准；学籍、财务等档案只能查阅，不能借阅。

五、查阅利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄、复制档案者，须经综合档案室或学校办公室分管负责人和有关业务部门负责人批准，重要档案须经学校主要领导批准。利用档案有关事项必须由档案管理人员办理。

六、借阅档案期限一般不超过三个工作日，到期后仍需利用的，应向档案管理部门说明情况，重新办理借阅手续。若借出的档案在本周五前未用完，应先将档案归还综合档案室，到下周一再重新办理借阅手续。

七、档案利用者要爱护档案资料，严禁涂改、圈划、抽换、折拆、批注、污损、折皱、丢失、翻印和转借他人，违者按《档案法》第二十四条有关法律责任的规定，根据情节轻重予以处理，期间停止借阅档案。

八、利用者归还档案时，应办理归还手续，并认真填写《档案利用效果登记表》。归还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。

九、档案管理人员应根据《档案利用效果登记表》，每季度对档案利用情况进行一次统计分析。

十、网上查阅档案由档案管理部门根据不同部门和职位统一设置查阅密码。

十一、校外单位或个人利用档案，按国家有关规定合理收费。